Cần thuê văn phòng có diện tích bao nhiêu là đủ? Tiêu chuẩn tính diện tích văn phòng là như thế nào? Tỉ lệ diện tích văn phòng tối thiểu mỗi người là bao nhiêu m2/người? … Đây luôn là câu hỏi thường trực đối với người được phụ trách tìm thuê văn phòng mới.
Tùy thuộc vào từng mục đích và văn hóa của từng doanh nghiệp mà ta sẽ có những tiêu chí thiết kế văn phòng khác nhau, nhằm mang đến môi trường làm việc hiện đại, thoải mái nhưng vẫn đáp ứng được diện tích cho số lượng nhân sự nhất định cùng nhu cầu làm việc của họ.
Cách thông dụng nhất hiện nay là dự trù số lượng nhân sự và tính toán diện tích văn phòng cần thuê dựa trên cơ sở: Tiêu chuẩn diện tích văn phòng (m2/người) cho một nhân sự (đã bao gồm diện tích bố trí phòng riêng, phòng họp khu vực lễ tân và backdrop).
1. Tiêu chuẩn diện tích văn phòng cho mỗi người được tính như sau
- Mức trung bình – vừa đủ: 5 – 6 m2/người, đây cũng là mức mà các doanh nghiệp Việt Nam thường áp dụng nhất.
- Mức tiết kiệm diện tích và chi phí: Có doanh nghiệp thuê theo tiêu chuẩn 3 – 4 m2/người
- Mức theo tiêu chuẩn: Tiêu chuẩn diện tích phòng làm việc tốt nhất cho mỗi nhân viên ngồi rộng rãi thoải mái và tăng sự sáng tạo cho nhân viên là khoảng 7 – 10m2/người. Một số tòa nhà văn phòng hạng A hiện tại cũng đang áp dụng tiêu chuẩn thiết kế trụ sở văn phòng làm việc này để đảm bảo việc vận hành của tòa nhà.
2. Xây dựng tiêu chuẩn diện tích văn phòng như thế nào?
Công việc văn phòng kéo theo nhiều hoạt động thể chất và trí óc khác nhau. Thông thường mọi hoạt động “cốt lõi” của bất kỳ văn phòng làm việc đều diễn ra tại bàn (khu) làm việc.
Ngoài kích thước của không gian làm việc và đồ đạc nội thất, các tính năng khác cũng nên được xem xét trong quá trình lên kế hoạch thiết kế, tổ chức lại hoặc di chuyển văn phòng.
Một số câu hỏi cần liệt kê khi có ý định thực hiện các thay đổi với văn phòng là:
- Không gian làm việc có mang lại sự riêng tư về âm thanh (ví dụ: mọi người có thể nói chuyện riêng tư theo mức độ nào, tiếng ồn và các cuộc trò chuyện ảnh hưởng vào tập trung của người khác, tiếng ồn hoặc các cuộc trò chuyện làm cho khó nghe hoặc hiểu tiếng nói nếu phần lớn công việc của họ liên quan đến việc sử dụng điện thoại?)
- Văn phòng có các bức tường có ngăn hay là làm việc trong môi trường không gian văn phòng mở?
- Không gian làm việc nhìn có mang tính riêng tư?
- Nhân viên có thể làm việc cá nhân hoá không gian làm việc cá nhân của họ không?
- Có thể tiếp cận với ánh sáng tự nhiên không hay chỉ ánh sáng nhân tạo?
- Bố trí nơi làm việc được thiết kế để tạo điều kiện trao đổi giữa các cá nhân?
- Có cần không gian để lưu trữ hoặc cho các thiết bị (ví dụ: tủ tài liệu hoặc màn hình máy tính khác, máy in, máy fax dùng chung…)